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博恩崔西高效时间管理的二十一条黄金法则

2012年02月21日 实用文章 ⁄ 共 4925字 ⁄ 字号 评论关闭

每个人一天的学习和工作时间和精力都差不多,可是为什么有些人坐在电脑可以高效完成工作,有些人一开电脑就不由自主的聊天?为什么有些人在自习室用同样的精力却学到的远比别人多?如何做一个良好的时间管理者,用20%的时间创造80%的价值?世界著名的管理专家博恩崔西会告诉你如果合理安排你的学习和工作的时间与精力,仔细阅读,相信对你我都有帮助。

 

一. 目标(核心,生活围绕的主轴)

1. 问自己我是谁,我生命的方向在哪里,我想得到拥有什么,我想达到什么样的目标?

a.我个人的目标?你希望你自己和你的家庭达成什么样的目标。写下来

b.事业,工作,财物,资产,你希望在社会上达到什么样的成就?

c.自我成长的目标,唯有不断得要求自我成长,报持着坚韧不拢的意愿,主动积极的态度。

2.回答自己的问题

a.如果你有100万,你将设定什么目标呢?你希望自己做些什么事情呢?你最想做的是什么?

b.如果你只有6个月,你会停止做哪些事情,你会更多的做哪些事情,你希望与谁相处度过这六个月呢?这个问题会告诉你真正珍惜的事情,你最重要的事情是什么?

c.你果你知道自己不会失败,你会定下什么愿望?你会设定什么目标?这个问题,可以帮你分析清楚自己一生中最想做的事情。

3. 要把目标清楚的写下来,要想清楚,明确的列出来。随身携带着,时常拿出来看看,激励自己。

 

二. 事先规划的行动

事先规划好行动。目标——列出行动步骤——每天执行——经常修正

1. 没有规划的行动将带来挫折,焦虑,压力,事先有组织的规划行动是成功的必要条件。

2. 事先规划就是针对你的目标,为了达成目标必须采取的每个行动步骤,有效率的组织好,形成每天执行的计划方案。先做什么,再做什么,什么最重要,什么不重要。

3. 设定目标,拟定计划的能力是成功关键的技巧。一两年达成十年甚至一辈子要达成的目标。

4. 不是为了达成自己的目标, 就是达成别人的目标

 

三. 分析工作,将事情一一列出来的能力

提前列出工作内容。核对工作进度。做重要的事情,有效授予权给合适的人去做,处理紧急事件。

1. 星期六,星期天列出下周的工作任务,前天晚上列出明天的任务。

2. 这样潜意识在晚上睡觉的时候思想过这些工作,找出最有效处理的方法。提高生产力。

3. 没有清单就像没有头的蚊子。

4. 每当划去完成的任务,你会感到非常有成就感。

 

四. 设定优先秩序

1. 博拉杜定律,80%的工作价值来到20%的工作内容。在十件事中在完成二件事的价值等于其它八件事的总和。工作效率高的人把时间集中在重要的事情上。

2. 问自己:你现在要怎么使用时间才是最有价值的?这是不是我最重要的秩序,这是不是优先级最高的事情?当我做完这件事对未来有什么影响。

 

五. 专注力(达到成功的绝对必要条件)

1. 不值得做的事情,一分钟都不要去做。

2.单一的处理:一次只做一件事情。

3. 一般认为至少持续工作一个小时才能处理一件比较重要的事情。如果中途被打断,所耗费的时间至少是持续工作的五倍。

 

六. 时间期限

1. 每次完成一个任务之后,给自己一个奖励。

2. 保证时间内一定会做到,强迫机制。

3.  帕金森定律,如果你有2小时的工作量,而你有8小时工作时间,那么一般你会花8个小时完成。而如果你有8小时的工作量,在发生了某个紧急因素后,你可以在2小时内完成它。

 

七.工时记录

1. 以分钟作为单位。

2. 知道你的时间花在哪里去了?记录下来,检讨实际的效果,调整时间分配。

成功的人时间至少以半个小时来计划,甚至计划到分钟。每天衡量检讨修正自己的时间运用,在有意识的时间,记下自己此时此刻在做什么,清楚自己的生命是如何消逝。

 

八.拖延

1. 正面拖延,把不重要的事情记录下来,拖延到以后或某个时间去做。

2. 负面拖延。

3. 克服拖延的习惯:每天早上起床对自己说,立刻去做,立刻去做,立刻去做,立刻去做,立刻去做。

4. 全世界只有2%的人有这种紧急意识。

5. 快速提升自我的条件:掌握优先顺序,快速解决问题的能力。

 

九. 授权

尽可能在每一件不重要的事情上授权。授权时要明确:

一是告诉被授权人,你想得到什么的结果;

二是要挑选一个正确的人进行授权;

三是希望被授权人做什么,什么时候完成,并要随时查核完成进度。

 

十. 会议

会议成本=会议时间*参会人员*参会人员的平均工资/每小时

1. 知道为什么要开会,说清楚会议的目的。

2. 一个小时以上的会议必须提前下发会议议程

3. 优先处理重要的事项

4. 准时开始(即使有人以致),准时结束(一到时间马上总结结束)

 

十一.干扰

电话、人、突发事件。尽量避免被干扰。

1. 应付电话的干扰,暂时不接电话,事后再一次性的回复

2. 拔掉电话线,如果有重要人别人会再打回来。

3. 当别人来到你的办公室,立刻站起来,或走向外面说你正好想到还有一件事情,边说边请出,说我正要离开办公室。或说下午再谈,结果90%,对方忘了为什么事情找你。

 

十二.关键成果领域

了解自己适合做什么事情,要完成什么有价值的工作,希望得到什么样的效果。

1. 公司希望你制造出最佳成果的领域。

2. 不断反复问自己:

a.为什么我能够拿到薪水。

b.公司雇用我要完成什么要的工作,不是我的工作内容和活动,而是我能产生什么结果。

文章来源: 顾振琪博客www.bbgxzx.com

c.我必须制造出什么样的成果才能获得进升,才能够加薪水。公司期望我达到什么样的绩效,什么样的贡献。

3. 什么是我的工作核心功能,主要工作目标?造成挫折感的来源是拼命努力工作事时,却不知道自己做重要的工作目标是什么?跟老板保持一定的沟通

 

十三.分批作业

1. 学习曲线,把事情累积起来反复的相同的事情,善用分批作业的技巧,同一时间只做相同的事情。

累积、集中处理同类事情。如集中回复几通电话,集中批阅文件等。不要回一通电话,批阅一份文件,授权一件事情,再回一通电话。

 

十四.整洁

1. 不要把脑力花在整理, 寻找烦乱的东西.

2. 在一张整洁的桌子上可以提高20%-40%的效率.

3. TRAF管理系统, T:丢弃 R:转手 A:行动(案夹保存起来,再做决定行动) F:存档(如果我没有或找不到这些文件会怎么样呢?)

4. 拿了东西放回原位

5. 手提箱(包)只入必须放的东西

6. 让别人认为你是一个...人

 

十五. 连续工时

1. 有效率成功的人,赚大钱的人,快速取得学位的人,利用连续工时

2. 利用一大段的时间工作, 中间不休息

3. 创造性和行政性的工作必须分开做, 用其它时间做会影响你一生的事

 

十六. 利用零碎的时间

1. 如果你肯花费大众, 尽早你会看到你想要的结果.

2. 成功的人不断学习, 不断充实自己

3. 阅读,研究,写笔记. 在一二年后你将在某个领域达到专业水平.

4. 每天至少投资一个小时在大脑,三年后可能会成为一个领域或行业的专家。充分利用交通、休息、等人等零散时间。随身带书看或听录音。

5. 不必随身附带, 可撕下携带走.

 

十七. 电话

1. 学会结束电话.

2. 电话之前确定重点, 说话就结束电话.

3. 大部分的人没有目标,没有优先顺序,没有计划,不在乎自己是否成功,他们以为你也是一样.你要小心.

4. 电话时必须要做笔记. 电话前准备. 电话记录: 一支笔, 一个本子.

 

十八. 准时

提前15分钟到场;集中注意力;做笔记备忘。

 

十九. 简化工作

把工作系统化、简单化,寻找更好的办法。

重要原则:

时间做长一点;做快一点;

不要做太多的事情,只做最重要的事情;

做最拿手的事情;尽量少犯错,第一次就把事情做对,减少修改时间;

利用团队的合作力量,团结处理。

 

二十. "不"

1. 要学习说"不", 当你遇到与你人生目标, 计划毫无关联的事时学会说"不"

2. 认识的人,喜欢的人,尊敬的人,我现在无法决定,改天再回复你. 拖延是最残忍的拒绝.

3. 可以避免花费时间在一件没有效果却要花费几天几个月的时间.

 

二十一. 平衡

1. 问自己: 为什么要做时间管理. 提高并改善你的生活品质.身体健康,宁静的心灵.

2. 良好人际关系是生活品质最真实并且最重要的因素.花时间在培养你良好的人际关系上面.花时间陪陪你的爱的人, 你的父母,你的朋友, 你身边的人. 不与家人沟通、不参加朋友聚会、不关注社会都不可取。生活就是安排时间做真正重要的事情.快乐享受生活.

 

【在线时间管理工具】

Timecard

timecard是风云网络自主研发的一款SaaS平台的项目管理和日报管理于一体的有效系统,利用互联网即可使用软件。日报工作明细划分,可以方便管理者的阅读。工作任务中可以按时间划分项目工作,可以直观的分配个下属。日常其他事物,在整个软件系统中得到很好的利用。部门协作可以相互查看工作内容和工作量,起到相互学习、工作利用率最大的过程,查询直观方便。相对其他软件最大的特点是工作以直观的图表形式展现,方便了员工之间工作的对比和管理层的查看。项目管理进展中的,时期工作侧重点进行及时有效的调整。整个界面清晰易懂,操作方便。有效的管理您的公司或团队,让工作效率急速提高。

 

TeamOffice

TeamOffice是一个SaaS型项目管理和团队管理系统,上网就可以使用。其任务功能模块可对任务进行设定、分派和确认,判断和显示任务进行状态(进行、完成、延迟),可以显示每个人的业务量,无论是做完的,还是没有做完的,抑或是正在进行的工作任务,都一目了然,可以完全掌握工作时间的进度。其项目板块可同时管理多个项目,生成项目目录。每个项目均可进行项目分级生成下级子项目,从而使项目进程管理系统化,查看项目进度非常方便,完全解放了工作的时间。还有共享资料室、与邮箱双向互动的留言板、可以设定“纸条提醒”和“邮箱提醒”的日程表、可以按日、周、月设定的定期/不定期报告书,使工作由繁化简,减少时间浪费,提高效率。

 

Rescuetime

rescuetime是一个基于web的时间管理工具(目前在公开测试)它能准确的判断你花费了多少时间, 不用你录入数据,不用你费劲就可以收集你的事务数;迅速而即时的数据分析。例如你在WORD输入和排版上用了多少时间,你在浏览网页上用了多少时间,你在一些IM沟通上用了多少时间等;通过每日或每周对你完成目标的情况作出总结。你的时间管理是否到位,做得好与坏一目了然;用了这个工具之后你会觉得你的工作效率提高了,比别人更勤奋了。

 

Propel'r

Propel'r 是一款基于互联网的时间管理工具,是一种“完成事”的方法学,简称:GTD(Getting Things Done).这款工具不仅可以提高你个人的工作效率,还可以和你的客户和同事一些协作完成项目。Propel'r可以减少思考安排时间的时间,因为它已经帮你完成了,你只需去做就可以了。Propel'r提供了一种通过协同工作而从大规模项目运作中解脱出来的办法。

 

Interval

intervals为你提供一个能让你集中在你的项目上,跟踪你的工作时间,管理你的任务个性化空间,它的功能很强大,具有以下特点:跟踪时间,做理性的人、管理任务,排脱混乱的状态、项目管理、文档或文件的存储等

 

Tick

什么叫跟踪时间?tick给我们的解释是:时间的跟踪就是让你不要做太多的事情,是让你学会恰当的时间做恰当的事。Tick给你解决的问题就是通过分析来减少麻痹给你带来的损失;告诉你什么是最重要的事情;在这里你不需要复杂的表格和难懂的理论,只有最简单和你能承受的反馈信息。Tick 除了便签等记事提醒基本功能之余,强调了在时间轴上对时间的管理和预测。

下面还有一些是通过便签和待办事项来达到在线时间管理的,介绍两个,像google日历和待办工具来实现的就不介绍,你自己试着做一下吧。

 

Backpack

Backpack 是一个简单的网络服务,Backpack具有日历和提醒功能,可把你想做的事情做成一个清单给你发送电子邮件或通知到你的手机上,时间可以自己来定。当然,你也可以把你的任务计划发给你的同事或朋友与他们一起共享。Backpack使用了Ajax接口,让你的想法或计划随手而成,很方便。

 

Scheduler-lenovo

Scheduler 是联想试验室出品的在线时间管理工具。Scheduler可以帮助用户建立日程并进行跟踪而且可以通过Email及MSN的方式提醒用户即将到来的日程。Scheduler还提供了完整的计划制定、跟踪和回顾的机制,帮助用户制定计划并分解长期的目标将之转化成日程。

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